ISO 9001 là gì? Làm thế nào có chứng nhận ISO 9001:2015

       Đối với một doanh nghiệp đang vận hành hệ thống quản lý chất lượng, tiêu chuẩn ISO 9001 là cụm từ rất quen thuộc. Tiêu chuẩn này không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành được hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả mà còn giúp củng cố niềm tin từ khách hàng và giúp doanh nghiệp phát triển bền vững hơn. Chúng ta cùng đi tìm hiểu về tiêu chuẩn ISO 9001 nhé!

ISO 9001 là gì?

Tiêu chuẩn ISO 9001 là gì?

       Tiêu chuẩn ISO 9001 là một tiêu chuẩn quốc tế quản lý chất lượng được phát triển bởi Tổ chức Tiêu chuẩn Hóa Quốc tế (ISO - International Organization for Standardization). Các yêu cầu cho một hệ thống quản lý chất lượng trong một tổ chức, doanh nghiệp không phân biệt, phụ thuộc vào kích thước quy mô, ngành sản xuất công nghiệp của doanh nghiệp đó được thiết lập và gọi đó là tiêu chuẩn ISO 9001.

       Năm 1987, tiêu chuẩn ISO 9001 được xây dựng và ban hành lần đầu tiên bởi tổ chức tiêu chuẩn hóa Quốc tế ISO.

       ISO 9001 là một cơ sở để các doanh nghiệp xác định, hiểu và đáp ứng yêu cầu của khách hàng để có thể thiết lập quy trình và thực thi các biện pháp để cải thiện liên tục hiệu suất của hệ thống quản lý chất lượng.

Lợi ích của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001

️🏆 Khẳng định uy tín, hình ảnh của doanh nghiệp trên thị trường và trong mắt đối tác

       Đặt vào vị trí một khách hàng, để lựa chọn giữa 2 doanh nghiệp, một doanh nghiệp có chứng nhận đạt tiêu chuẩn ISO 9001 và một doanh nghiệp không có thì chắc chắn họ sẽ chọn doanh nghiệp đạt tiêu chuẩn ISO 9001. Vì với mọi người, doanh nghiệp nào có tiêu chuẩn ISO là một doanh nghiệp chuyên nghiệp, uy tín, đi đôi với đó là sản phẩm sẽ có chất lượng cao.

️🏆 Giúp nâng cao sự cố gắng của mọi người trong doanh nghiệp, củng cố sức mạnh nội bộ

       Mỗi tổ chức có áp dụng ISO thì người lao động sẽ được đánh giá năng lực công việc một cách khách quan, chính xác.

       Việc tuyển dụng, sử dụng những người có năng lực vào đúng vị trí sẽ phát huy tác dụng khi nhân sự có quy trình tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân sự theo quy chuẩn.

       Có những quy chuẩn rõ ràng, những quy định - nội quy doanh nghiệp về thưởng- phạt rõ ràng, việc bổ nhiệm chức vụ được minh bạch, chính xác.

️🏆 ISO 9001 giúp hiệu quả công việc cải thiện rõ rệt

       Khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 vào trong doanh nghiệp, từ cán bộ, quản lý, nhân viên đều cố gắng nỗ lực để đáp ứng được tiêu chuẩn ISO 9001. Từ đó, hiệu quả cũng như mức độ chuyên nghiệp của công việc, doanh nghiệp được nâng cao.

️🏆 Người lao động có tinh thần, trách nhiệm cao trong công việc

       Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001, người lao động biết rõ được vai trò, nhiệm vụ của mình trong một bộ máy vận hành của doanh nghiệp. Người lao động được phân công một cách rõ ràng về công việc của mình là tiền đề cho sự nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ của họ, hạn chế việc đùn đẩy công việc, chối bỏ trách nhiệm. Từ đó tinh thần được nâng cao, công việc đạt hiệu quả. 

️🏆 Phát huy và nâng cao sức mạnh tập thể

       Bất cứ sai sót nào xuất hiện trong bộ máy của doanh nghiệp đều được ghi chép lại để cùng nhau bàn bạc, xem xét và giải quyết vấn đề. Dần dần những kinh nghiệm đó trở thành kinh nghiệm tích lũy cho nhân viên.

️🏆 Giảm thiểu rủi ro đối với nguyên liệu đầu vào

       Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001, buộc các doanh nghiệp phải siết chặt tiêu chuẩn đầu vào. Từ đó, nguồn nguyên liệu đầu vào được kiểm tra chất lượng và đảm bảo hơn.

️🏆 Lợi nhuận tăng

       Áp dụng được các tiêu chuẩn của ISO 9001 thì giảm thiểu rủi ro. Đầu tiên là nguyên liệu đầu vào tốt sẽ đưa ra sản phẩm chất lượng cao. Người quản lý có kế hoạch rõ ràng, biết bàn bạc sửa những sai sót, rút kinh nghiệm. Quản lý nhân sự có kinh nghiệm tuyển nguwoif đúng lĩnh vực và sở trưởng, phát huy tối đa nguồn lực lao động. Người lao động khi hiểu được tầm vai trò của mình thì hăng hái, nỗ lực hoàn thành tốt trách nghiệm được đặt ra. Từ đó giúp sản phẩm chất lượng, rút ngắn thời gian sản xuất, hạn chế sai sót vì vậy nên lợi nhuận được tăng cao.

Đối tượng áp dụng tiêu chuẩn 9001:2015

       Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 được áp dụng cho mọi loại hình, quy mô, lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, các doanh nghiệp tư nhân cho đến các loại hình dịch vụ công, trường học, trạm y tế,...

Quy trình áp dụng ISO 9001:2015

Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO cần được làm theo quy trình qua các bước:

• Bước 1: Xác định bối cảnh, hoàn cảnh của doanh nghiệp, của tổ chức

Tổ chức/ doanh nghiệp đưa ra các thông tin cụ thể của bản thân hoặc những mong đợi từ khách hàng/ các bên liên quan. Cụ thể như: 

• Yếu tố bên ngoài: điều kiện kinh tế xã hội, các luật định, công nghệ…
• Yếu tố bên trong: văn hóa, trình độ, năng lực, cơ sở hạ tầng, quy mô, chi nhánh…
   

Cụ thể hơn, sử dụng phương pháp phân tích SWOT để phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đánh giá được các vấn đề có thể ảnh hưởng, chi phối đến hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức, doanh nghiệp. 

Ngoài ra, cần xác định được mong muốn, yêu cầu của khách hàng, nhà cung cấp, người lao động, cơ quan quản lý… Vạch ra được phạm vi, quá trình cần thiết và sự tương tác giữa những quá trình đó. 

• Bước 2: Xác định, phân tích những cơ hội và rủi ro

Với mỗi quá trình, cần xác định những ảnh hưởng đến kết quả, bao gồm cả ảnh hưởng tiêu cực và tích cực. Theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2015, tổ chức/ doanh nghiệp cần xác định được cơ hội, rủi ro trong từng phạm vi và các đối tượng. 

• Bước 3: Tạo lập quy trình triển khai

Mỗi quy trình có vai trò, chức năng riêng. Tổ chức/ doanh nghiệp tạo lập quy trình triển khai để đảm bảo sự nhất quán trong quá trình triển khai, đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ cung cấp cho khách hàng và các vấn đề khác. 

• Bước 4: Thu thập thông tin

Trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015, các quy trình phải cụ thể, chi tiết, rõ ràng. Bao gồm những hoạt động đầu vào/ đầu ra, quyền hạn/ trách nhiệm của mỗi người, mỗi bộ phận của từng quy trình. Từ đó có những phương pháp đánh giá hiệu quả của chúng.

Có thể áp dụng nguyên tắc 1H-5W như sau: 

WHY: Tại sao phải xây dựng quy trình? Tại sao phải thực hiện quy trình?

WHO: Ai là người đảm nhiệm/ chịu trách nhiệm thực hiện quy trình? 

WHAT: Nguồn lực triển khai gồm những gì?

WHEN: Thời gian áp dụng? 

WHOM: Phối hợp cùng ai để thực hiện

HOW: Phương pháp, các bước triển khai cụ thể thế nào? 

Ngoài ra, có thể thu thập dữ liệu bằng những câu hỏi tham khảo khác để đạt được kết quả tốt nhất.

• Bước 5: Xác định cấu trúc các quy trình

Có nhiều cách để ghi lại quy trình, như dạng biểu đồ, lưu đồ, chuỗi văn bản… Sao cho, cấu trúc đảm bảo những nội dung dưới đây: 

- Mục đích, phạm vi thực hiện quy trình

- Thuật ngữ, định nghĩa

- Trách nhiệm của người vận hành

- Thủ tục, trình tự thực hiện

- Tài liệu tham khảo 

- Lịch sử phiên bản ( số bao nhiêu, ngày biên soạn, ngày phê duyệt, người thực hiện…)

• Bước 6: Viết quy trình, xem xét và phê duyệt

Quy trình cần viết ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu, không nên lạm dụng quá nhiều thuật ngữ chuyên môn, phức tạp. Các quy trình sau khi viết ra, cần có sự xem xét, đánh giá, góp ý từ các bên tham gia vào hệ thống quản lý. Đảm bảo sự hợp lí, cụ thể. 

Quy trình cần được phê duyệt bởi lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp trước khi đưa vào áp dụng.

• Bước 7: Phổ biến truyền đạt và đào tạo nội bộ

Truyền đạt cho toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp hiểu được vai trò, quyền hại của cá nhân, tổ chức. Nắm được cách thực hiện công việc của bản thân để đạt được hiệu quả tối ưu.

Nếu có bất kỳ sự thay đổi nào, tổ chức/doanh nghiệp cần thông báo kịp thời để các bộ phận, nhân sự tiến hành điều chỉnh phù hợp. 
 

Làm thế nào để được chứng nhận ISO 9001:2015?

• Để có được giấy chứng nhận ISO 9001:2015 thì doanh nghiệp cũng như tổ chức cần đáp ứng được những điều kiện như sau:
• Xây dựng và áp dụng đúng với tiêu chuẩn ISO 9001:2015
• Đăng ký để được xét duyệt cấp giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn ISO 9001:2015
• Quy trình đăng ký giấy chứng nhận ISO 9001:2015 như sau:
• Doanh nghiệp, tổ chức cần ra quyết định áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015
• Doanh nghiệp, tổ chức cần lựa chọn được người đại diện
• Lên kế hoạch chi tiết việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015
• Thông báo kế hoạch và tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cho nội bộ doanh nghiệp, tổ chức
• Viết và lưu lại tài liệu tiêu chuẩn ISO 9001:2015 một cách bài bản và chi tiết
• Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào doanh nghiệp, tổ chức
• Đánh giá nội bộ doanh nghiệp
• Đăng kí xét duyệt để được nhận giấy chứng nhận tiêu chuẩn ISO 9001:2015
• Duy trì hệ thống và hiệu lực chứng nhận ISO 9001:2015

Tiêu chuẩn ISO 9001 khác gì với ISO 9000

Tiêu chuẩn ISO 9001 khác gì với ISO 9000

Sự khác nhau đầu tiên là liên quan đến khái niệm:

• Tiêu chuẩn ISO 9001: là hệ thống quản lý chất lượng các yêu cầu. Tiêu chuẩn này được áp dụng phổ biến ở các quốc gia trên thế giới, trong đó có Việt Nam
• Tiêu chuẩn ISO 9000: là hệ thống quản lý chất lượng cơ sở và từ vựng.

Mục đích sử dụng:

• Tiêu chuẩn ISO 9001: được dùng với mục đích để đánh giá giúp doanh nghiệp đạt được tiêu chuẩn ISO 9001:2015 về hệ thống quản lý và chất lượng
• Tiêu chuẩn ISO 9000: không phải là một tiêu chuẩn để được cấp giấy chứng nhận, chỉ là một tiêu chuẩn bổ sung cho doanh nghiệp hiểu rõ về tiêu chuẩn ISO 9001

Nội dung tiêu chuẩn:

• Tiêu chuẩn ISO 9001: Đề cập đến những nguyên tắc, khái niệm trong hệ thống quản lý chất lượng như: các khái niệm cơ bản và nguyên tắc quản lý chất lượng; phạm vi áp dụng; thuật ngữ và định nghĩa.
• Tiêu chuẩn ISO 9000: đề cập đến 7 nguyên tắc: luôn hướng và khách hàng; sự lãnh đạo; sự cam kết của mọi người; tiếp cận theo quy trình; cải tiến; quản lý mối quan hệ; đưa ra quyết định dựa trên việc phân tích và đánh giá dữ liệu thông tin.

Trên đây là những kiến thức cơ bản về tiêu chuẩn ISO 9001, hy vọng sẽ có được nhiều thông tin hữu ích đối với quý bạn đọc.